Koreri.com, Sorong – Kesadaran menjaga dokumen penting keluarga tidak hanya berkaitan dengan tertib administrasi, tetapi juga menjadi bagian penting dari upaya melindungi aset dan mengantisipasi risiko bencana.
Hal inilah yang terus didorong Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Papua Barat Daya (PBD) melalui program sosialisasi pengelolaan arsip keluarga kepada masyarakat.
Program tersebut mengajak masyarakat memahami bahwa dokumen seperti kartu keluarga, akta kelahiran, sertifikat tanah, BPKB, buku tabungan hingga dokumen keuangan lainnya merupakan bagian penting dari kehidupan keluarga yang harus dijaga dengan baik.
Perwakilan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Papua Barat Daya mengatakan, sosialisasi tersebut mendapat sambutan positif dari masyarakat karena memberikan pengetahuan praktis tentang cara mengamankan dokumen keluarga, terutama dalam menghadapi kemungkinan bencana alam.
“Di mana pun temanya, kegiatan ini selalu diterima dengan baik karena kita membantu masyarakat mengamankan arsip keluarga sebagai bagian dari mitigasi bencana. Jadi, ketika terjadi bencana, dokumen penting keluarga sudah terlindungi,” ungkapnya.
Dalam sosialisasi tersebut, masyarakat juga diberikan sejumlah langkah sederhana untuk merawat dan menyimpan arsip keluarga agar tidak mudah rusak maupun hilang.
Salah satunya dengan mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis dan kepentingannya, terutama dokumen pribadi, kepemilikan aset serta administrasi keuangan. Dokumen-dokumen tersebut perlu ditempatkan dalam folder atau wadah khusus agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Masyarakat juga diingatkan untuk tidak sembarangan melaminasi dokumen penting. Proses pemanasan saat laminasi berpotensi merusak fisik arsip, memicu pertumbuhan jamur, bahkan menyebabkan tinta menempel pada plastik pelindung.
Sebagai alternatif, dokumen dapat dilindungi menggunakan sampul plastik biasa tanpa proses pemanasan sehingga lebih aman untuk penyimpanan jangka panjang.
Selain perlindungan fisik, digitalisasi arsip juga menjadi perhatian. Masyarakat dianjurkan memindai dokumen penting dan menyimpan salinannya di beberapa media, seperti laptop, hard disk eksternal maupun penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive.
Arsip yang sudah tidak lagi digunakan secara aktif atau telah menjadi arsip statis dapat diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk dilestarikan sebagai bagian dari memori kolektif daerah.
Dengan demikian, dokumen yang saat ini mungkin hanya dianggap sebagai catatan pribadi keluarga, kelak dapat menjadi sumber sejarah dan bukti autentik perjalanan pembangunan Provinsi Papua Barat Daya bagi generasi mendatang.
Melalui program sosialisasi ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Papua Barat Daya berharap kesadaran masyarakat dalam mengelola arsip keluarga semakin meningkat.
Sebab, menjaga arsip bukan sekadar menyimpan dokumen, melainkan melindungi hak keluarga, mengamankan aset, sekaligus menjaga jejak sejarah agar tidak hilang ditelan waktu
RED
